INFORMATIONS A COMMUNIQUER AU SALARIE LORS DE L’EMBAUCHE

Une Directive européenne (directive (UE) 2019/1152 du 20 juin 2019 relative à des conditions de travail transparentes et prévisibles dans l’Union européenne), une loi (loi du 9 mars 2023, n°2023-171) et son décret d’application (décret du 30 octobre 2023, n°2023-1004) se sont donnés pour objectif de garantir aux salariés le droit de recevoir en temps utile, une information sur les éléments essentiels de la relation de travail et leurs conditions de travail.

L’obligation est inscrite à l’article L.1221-5-1 du Code du travail « l’employeur remet au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales relatives à la relation de travail. »

Si la plupart de ces informations sont déjà formalisées et accessibles dans plusieurs documents (contrats de travail, DPAE, bulletin de salaire, compte CPF), le décret du 30 octobre 2023, en vigueur au 1^er novembre 2023, vient énumérer précisément les éléments d’information sur la relation de travail que doit fournir l’employeur à tout salarié, leur forme, ainsi que le délai dans lequel l’information doit être communiquée.

Ces points sont précisés aux articles R. 1221-34 et suivants du Code du travail.

1. Liste des informations à communiquer au salarié

Tout salarié est en droit d’attendre que lui soient remises par écrit les informations suivantes, jugées essentielles :

1° L’identité des parties à la relation de travail ;

2° Le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur ;

3° L’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi ;

4° La date d’embauche ;

5° Dans le cas d’une relation de travail à durée déterminée, la date de fin ou la durée prévue de celle-ci ;

6° Dans le cas du salarié temporaire mentionné à l’article L. 1251-1, l’identité de l’entreprise utilisatrice, lorsqu’elle est connue et aussitôt qu’elle l’est ;

7° Le cas échéant, la durée et les conditions de la période d’essai ;

8° Le droit à la formation assuré par l’employeur conformément à l’article L. 6321-1 ;

9° La durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée ;

10° La procédure à observer par l’employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail ;

11° Les éléments constitutifs de la rémunération mentionnés à l’article L. 3221-3, indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération ;

12° La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence lorsqu’il est fait application des dispositions des articles L. 3121-41 à L. 3121-47, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantes ;

13° Les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l’entreprise ou l’établissement ;

14° Les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale de l’employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d’ancienneté qui y sont attachées.

Il est précisé que la communication des informations mentionnées aux 7° à 12° et 14°peut prendre la forme d’un renvoi aux dispositions législatives et réglementaires ou aux stipulations conventionnelles applicables.

Des informations supplémentaires spécifiques doivent également être communiquées au salarié « exerçant habituellement son activité professionnelle en France est appelé à travailler à l’étranger pour une durée supérieure à quatre semaines ». Elles sont énumérées à l’article R 1221-36 du Code du travail.

2. Délais et forme de la communication

Les informations mentionnées aux points 1° à 5°, et aux points 7, 11° et 12° sont communiquées individuellement au salarié au plus tard le 7^ème jour calendaire à compter de la date d’embauche.

Les autres informations sont communiquées au plus tard un mois à compter de la même date.

L’employeur doit communiquer les informations au salarié par écrit et par tout moyen conférant date certaine.

Il peut les adresser sous format papier, mais également les adresser sous format électronique, sous réserve que :

• le salarié dispose d’un moyen d’accéder à une information sous format électronique ;
• les informations puissent être enregistrées et imprimées ;
• l’employeur conserve un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.

3. Un accès au juge ouvert au salarié après une mise en demeure de l’employeur restée infructueuse

Un salarié qui n’a pas reçu les informations essentielles énumérées par le Code du travail peut saisir le juge compétent afin de les obtenir.

Il devra avoir, au préalable, obligatoirement mis en demeure son employeur de lui communiquer les documents requis ou, le cas échéant, de compléter les documents remis.

En l’absence de transmission des informations dans un délai de sept jours calendaires à compter de la réception de sa mise en demeure par l’employeur, il pourra saisir la juridiction prud’homale.

4. Entrée en vigueur

Ces dispositions s’appliquent à toute embauche depuis le 1er novembre 2023 mais aussi aux salariés dont le contrat est en cours au 1er novembre 2023.

Les salariés déjà embauchés peuvent demander communication des informations qui ne leur auraient pas été transmises à tout moment auprès de leur employeur, qui est tenu d’y répondre dans le délai de 7 jours ou d’un mois selon la nature de l’information.

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Pour toute information, merci de contacter le Secrétariat au 05.96.74.61.55