La lettre recommandée électronique et le Décret n° 2018-347 du 9 mai 2018

Contraignant pour l’expéditeur, la lettre recommandée peut l’être autant pour le destinataire.

L’envoi d’une lettre recommandée suppose de se rendre dans un bureau de poste pour y effectuer de fastidieuses formalités d’envoi et, en cas d’absence, le destinataire devra, à son tour, se rendre dans le bureau de poste pour la récupérer.

Poursuivant un objectif de simplification et de rationalisation des opérations postales, la lettre recommandée électronique a été imaginée comme une alternative efficace à la lettre recommandée traditionnelle.

En pratique, la lettre recommandée électronique implique un prestataire, un expéditeur et un destinataire :

• l’expéditeur (qui devra être identifié par un système d’identification électronique) remet au prestataire de lettre recommandée électronique son courrier (dans le format électronique stipulé par le prestataire) ;
• le prestataire informe le destinataire (qui devra être identifié par un système d’identification électronique) de la mise à disposition de ce courrier ;
• cette information fait courir un délai de 15 jours pendant lequel le destinataire pourra accepter ou non ce courrier.

L’article 100 du Code des postes et communications électroniques ( issu de la Loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016) prévoyait déjà que le recommandé électronique était équivalent à la lettre recommandée classique à condition de satisfaire aux exigences de l’article 44 du Règlement (UE) n°910/2014 à savoir, notamment : (i) la garantie d’identifier l’expéditeur avec un degré de confiance élevé, (ii) la fourniture de la prestation par un prestataire qualifié et de confiance, (iii) la garantie de l’identification du destinataire, (iv) la sécurisation de l’envoi et de la réception des données, (iv) l’identification de la date et heure d’envoi au travers de système d’horodatage électronique qualifié.

Le décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 apporte des précisions sur les modalités de l’envoi de la lettre recommandée électronique en permettant de garantir l’équivalence du procédé à la lettre recommandée classique.

Plus précisément, le décret du 9 mai 2018 introduit un nouvel article R. 53 du CPCE qui précise : « une lettre recommandée électronique est un envoi recommandé électronique au sens de l’article L.100 ».

Les exigences requises pour la lettre recommandée électronique (figurant désormais aux articles R. 53-1 à R.53-3 du CPCE) sont les suivantes :

• Vérification de l’identité de l’expéditeur et du destinataire par le prestataire de lettre recommandée électronique: cette vérification doit être réalisée préalablement au moyen d’un système d’identification électronique ;

• Preuve du dépôt: elle devra comporter un certain nombre d’informations et, notamment, l’identification de l’expéditeur et du destinataire avec leur adresse électronique, numéro d’identification, date et heure du dépôt électronique, signature électronique de l’expéditeur ;

• Information du destinataire: le destinataire est informé par voie électronique qu’une lettre recommandée lui est destinée et qu’il a la possibilité pendant 15 jours à compter du lendemain de l’envoi de cette information d’accepter ou non cet envoi, l’identité de l’expéditeur n’étant pas informée ;

• Preuve de réception: elle doit être conservée au cours d’un délai d’au moins un an par le prestataire et doit comporter les mentions relatives à la preuve du dépôt, la date et heure de la réception de l’envoi qui doit être indiquée au travers d’un procédé d’horodatage électronique qualifié ;

• Preuve du refus de réception ou de non-réclamation: preuve mise à la disposition de l’expéditeur au plus tard le lendemain de l’expiration du délai de 15 jours accordée pour accepter ou refuser l’envoi. Cette preuve doit être conservée pendant au moins un an et comporter les mentions relatives à la preuve du dépôt ainsi que la date et l’heure du refus qui doit être indiqué par un horodatage électronique qualifié ;

• Droit d’accès: l’expéditeur doit pouvoir accéder pendant un délai d’un an aux informations relatives à la réception, à l’acceptation, au refus ou, à la non-réclamation de la lettre recommandée électronique.

Lorsque le destinataire est un non-professionnel, son accord doit être préalablement obtenu avant tout envoi (par exemple dans le contrat ou dans les conditions générales) et, l’expéditeur devra se ménager la preuve de cet accord afin de garantir l’opposabilité de la notification.

Le retard ou la perte de données engage la responsabilité du prestataire, dans les termes et conditions de l’alinéa 3 de l’article R. 2-1 du Codes des postes et communications électroniques, devant régler une indemnité qui ne saurait dépasser 16 euros.

Le décret entrera en vigueur le 1^erjanvier 2019.

Dans un contexte de dématérialisation croissante, la lettre recommandée électronique devrait se substituer progressivement à l’envoi recommandé classique.